Comunicación: comprenda qué es y cómo comunicarse mejor

Comunicar va mucho más allá de las palabras. Involucra la oratoria, el lenguaje corporal, las expresiones faciales y las habilidades. ¿Sabes cuál es tu estilo de comunicación? Hay factores que, al ser analizados en conjunto, pueden ofrecer un repertorio completo de cómo comportarse al hablar.

Comunicar es la capacidad de recibir y transmitir información a otras personas. La comunicación es eficiente cuando el receptor comprende todo lo que se ha transmitido en el menor tiempo posible. Esta competencia implica el uso de lenguaje verbal, no verbal, escrito, dibujos o esquemas, además de la escucha.

¿Por qué es importante la comunicación?

¿Quién nunca compró algo equivocado por no poder explicarle al vendedor lo que quería o peleó con alguien por malentendidos? Estos son algunos problemas que una comunicación fallida puede traer. Por lo general, estos problemas se resuelven con una disculpa o una conversación.

Pero no todos los problemas se resuelven tan fácilmente. La dificultad para expresar el mensaje, especialmente a través del lenguaje verbal, se ve en todo el mundo. Ya ha causado guerras, divorcios, rupturas familiares y pérdida de empleos.

Los líderes suelen tener una buena capacidad de comunicación. Esto se debe a que esta habilidad es cada vez más fundamental para inspirar a las personas y obtener seguidores para sus causas.

Por lo tanto, si tienes la intención de convertirte en un líder, ya sea social o dentro de tu equipo en una organización, es necesario comunicarse bien. Porque tus seguidores solo te seguirán si puedes transmitir el mensaje.

¿Cuál es el concepto de comunicación?

La comunicación es el proceso por el cual una persona transmite un mensaje a otra u otras. Es un intercambio de información entre dos o más individuos con el objetivo de compartir conocimientos, sentimientos, ideas, entre otros.

La comunicación puede ser realizada de diversas formas, como verbal, no verbal o escrita, y puede ser influenciada por factores culturales, sociales y personales. El éxito de la comunicación depende de la habilidad de cada individuo para comprender y transmitir su mensaje de manera clara y efectiva.

¿Cuáles son los 3 tipos de comunicación?

Comunicación Verbal

Es la forma de comunicación que utiliza palabras habladas para transmitir un mensaje. Incluye la conversación y el discurso.

Comunicación No-Verbal

Es la forma de comunicación que no involucra palabras habladas, sino acciones, expresiones faciales, posturas, gestos, entre otros. Es una forma de comunicación que puede complementar o contradecir el mensaje verbal.

Comunicación Escrita

Es la forma de comunicación que utiliza símbolos escritos (letras, palabras y frases) para transmitir un mensaje. Incluye la escritura a mano y la escritura impresa.

¿Cuál es la importancia de la comunicación?

Comprensión

La comunicación ayuda a clarificar ideas, conceptos y pensamientos, permitiendo que las personas se comprendan mejor entre sí.

Resolución de problemas

La comunicación efectiva es fundamental para resolver conflictos, negociar soluciones y tomar decisiones colectivas.

Construye relaciones

La comunicación es una forma de construir relaciones de confianza y establecer lazos personales y profesionales duraderos.

Habilidades fundamentales para comunicarse bien

Está bien, ¡comunicarse bien es importante! Pero, ¿qué habilidades necesito para lograrlo? La comunicación es una habilidad como andar en bicicleta. Es decir, se perfecciona con práctica, estudio y comprensión. Por lo tanto, si no se comunica bien, hay algunas habilidades que pueden ayudarlo a mejorar.

Oratoria

La oratoria significa el arte de hablar bien y puede incluso ser sinónimo de hablar en público, pero de manera adecuada y cautivadora. Por lo tanto, se espera que la oratoria, más que transmitir un mensaje, convenza e involucre al público objetivo de su temática.

Lenguaje corporal

Por lo general, nos preocupamos mucho por las palabras que debemos utilizar y olvidamos que la comunicación es una palabra que abarca mucho más. Probablemente ya haya escuchado la estadística de que solo el 7% de un mensaje se transmite a través de palabras y el otro 93% proviene de la comunicación no verbal. Por lo tanto, trabajar en el lenguaje corporal es fundamental para comunicarse bien.

Comunicación asertiva

La comunicación asertiva es una comunicación directa al punto. Una habilidad esencial para las relaciones públicas que consiste en la capacidad de expresarse de manera efectiva. En otras palabras, se trata de defender su punto de vista sin faltar al respeto a los derechos y creencias de los demás.

6 áreas de comunicación

Conocer las 6 áreas de comunicación te ayudará a convertirte en un comunicador mejor:

1 – Comprender lo básico

Es importante tener un enfoque sistemático de la comunicación, dado la amplia variedad de canales disponibles, como correos electrónicos, materiales de marketing, presentaciones y otras formas escritas y habladas.

Un buen lugar para comenzar es El Ciclo de Comunicación, que cubre los fundamentos del uso de cualquier medio. Explora un proceso de seis etapas para organizar y presentar un mensaje y, a continuación, aprender de la retroalimentación que recibe.

Recuerda que la comunicación es un proceso de doble vía: cuando hablas o transmites un mensaje, hay una respuesta de la otra persona. Por ejemplo, puedes aprender a escuchar con empatía, lo que demuestra tu atención y comprensión de lo que se está diciendo. También puede ayudar a escuchar activamente, lo que implica posponer el juicio hasta que hayas escuchado todo lo que la otra persona tiene que decir.

A medida que adquieras estas habilidades, descubrirás que desarrollar tus habilidades de comunicación significa tanto mejorar la calidad de tus relaciones como expresarte mejor.

El éxito en los negocios a menudo depende de tu habilidad para ser diplomático, desarrollar empatía y hacer un esfuerzo para apreciar los puntos de vista de otras personas.

Cuanto más llegues a acuerdos compartidos con colegas y clientes, mejor podrás crear conexiones de alta calidad con ellos. Juntas, estas habilidades pueden hacer que tu lugar de trabajo sea más feliz, cohesivo y productivo.

2 – Planificando tus comunicaciones

El objetivo de hacer una estrategia de comunicación es llevar el mensaje correcto a la persona correcta en el mejor momento y forma posible. Parece simple, pero muchas personas no planifican adecuadamente sus comunicaciones. Esto puede llevar a malentendidos, frustración y oportunidades perdidas.

Por lo tanto, un enfoque eficaz es utilizar una estructura para identificar y comprender a tus públicos objetivos y pensar en la mejor forma de llegar a ellos. No hagas suposiciones. Escucha inteligentemente lo que necesitan y elabora una buena estrategia.

La comunicación empresarial es, de hecho, ese diálogo entre la empresa y su audiencia. Por lo tanto, no se puede prescindir de conocer a tu público cuando se piensa en la estrategia comunicativa de la organización.

Cuando estés listo para escribir tu mensaje, utiliza herramientas como el triángulo retórico. Ten en cuenta las expectativas de las personas, el contexto del mensaje y lo que deseas lograr.

Además, puedes intentar involucrar las emociones de las personas con la técnica del storytelling -o en español, contando historias-. Es una técnica poderosa y persuasiva que puede usarse tanto para informar al público como para establecer un terreno común.

Sea cual sea el medio o estilo que elijas, recuerda mantener tu mensaje simple para evitar el uso de jerga. Mantén la información que estás presentando bien organizada en bloques independientes que sean fáciles de entender y deja que la simplicidad y la claridad sean tu guía.

3 – Comunicación poderosa por escrito

¿Alguna vez has recibido esos correos electrónicos confusos en los que no entendías nada?

Nadie quiere perder tiempo decifrando mensajes mal escritos, informes confusos y demasiado complicados. Es por eso que las habilidades efectivas de escritura son casi una obligación.

La prisa es una característica de los tiempos actuales y es muy difícil encontrar a alguien que no tenga que cumplir plazos y horarios, o simplemente no le importen. Las personas tienden a no leer textos largos, especialmente en las redes sociales.

Por lo tanto, necesitas llamar la atención de tus lectores y asegurarte de que obtengan información importante lo más rápido posible. Aquí es donde la escritura de la pirámide invertida es útil, ya que coloca los puntos clave al principio de tu mensaje.

La brevedad, la claridad y el uso de líneas de asunto inteligentes son estrategias esenciales para un correo electrónico efectivo. Evita divagar, usar el tono equivocado y otros errores comunes. Este consejo también se aplica a los mensajes instantáneos, pero debes ser aún más conciso con ellos, ya que los bloques de texto largos pueden ser difíciles de leer y digerir.

Textos más largos de redacción, como informes de negocios, también necesitan estar organizados de forma clara y lógica, para que el lector sepa exactamente dónde buscar la información que necesita y no se desanime por una masa de datos no estructurados.

4 – Comunicación efectiva cara a cara

La comunicación cara a cara ofrece la mejor oportunidad para construir buenas relaciones e involucrarse con las personas.

En una conversación cara a cara se puede aprender mucho sobre los intereses y valores de la otra persona para, a partir de eso, entender qué tipo de lenguaje utilizar para construir la mejor relación con la persona en cuestión.

Por lo tanto, vale la pena recordar que usted se comunica con su apariencia y lenguaje corporal mucho antes de decir una palabra, por lo que es importante causar una buena primera impresión.

De hecho, cuando las personas hablan sobre sus sentimientos y emociones, la parte verbal de su mensaje puede representar sólo el siete por ciento del todo. Un comunicador habilidoso aprende a leer y utilizar el lenguaje corporal para reforzar su mensaje.

5 – Reuniones productivas

Una reunión puede ser un foro para compartir grandes ideas, tomar decisiones audaces e inspirar a los demás. Sin embargo, en organizaciones donde son mal manejadas, las personas suelen considerarlas como un uso inadecuado de su tiempo. Las reuniones efectivas no suceden simplemente, requieren un conjunto específico de habilidades de comunicación.

Probablemente, ya ha asistido a reuniones que cambiaron de tema, no tenían un objetivo claro o fueron dominadas por participantes autoritarios. Esto puede ser agotador, frustrante e improductivo, sin mencionar que desgasta la comunicación interna. No tiene que ser siempre así.

Generalmente, hay una compensación entre prestar atención a los detalles y mantener las reuniones organizadas. Como resultado, no todas las reuniones ocurren según lo planeado. Si sus reuniones tienden a desviarse del tema, puede utilizar el Mapeo de Diálogo para “restaurar el orden”.

Esto implica un facilitador, que registra nuevas ideas y comentarios en un tablero blanco. Tener un registro de lo que se dijo es útil para futuras reuniones. Además, cuando las personas ven sus declaraciones escritas, sienten que sus puntos fueron escuchados y no necesitan repetirlos.

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Habilidades para dirigir uma reunião

Las reuniones cortas y productivas suelen ser dirigidas por facilitadores experimentados, que poseen las siguientes habilidades:

• Diseñar y planificar la reunión
• Involucrar a las personas con rompehielos adecuados
• Guiar la dinámica del encuentro
• Registrar los puntos clave de manera eficiente
• Asegurarse de que los participantes entiendan lo que deben hacer después de la reunión.

Trampas de la comunicación en grupo

Hay varias trampas que se deben evitar en la comunicación en grupo. El mayor peligro es que el desacuerdo constructivo pueda convertirse en conflicto. Aprendiendo cómo manejar los conflictos, usted será un gerente más confiado y también garantizará soluciones positivas.

Ser capaz de hacer una presentación es una habilidad de comunicación fundamental para los gerentes o para cualquier persona con ambiciones de liderazgo. Incluso si te consideras un “artista” experimentado frente a una audiencia, todavía debes mirar las áreas en las que puedes desarrollar tus habilidades.

6 – Presentaciones de calidad

El primer paso es planificar. Hacer una gran presentación será más fácil si dedicas tiempo a elaborar lo que vas a decir. También es vital elegir una estructura y estilo que se adapte a tu audiencia. Piensa en el impacto visual que también puedes crear.

Antes de “subir al escenario”, prepara la sala y prueba cualquier equipo o adorno que planeas usar. Nada romperá tu concentración y desviará la atención como un fallo técnico inesperado.

Si tu presentación está bien ensayada, tu confianza para hablar en público crecerá, y puedes pensar más en tu lenguaje corporal. Tener un comportamiento tranquilo significa que las personas pueden concentrarse en tu mensaje sin distraerse por cualquier movimiento o gesto nervioso.

Además, recuerda que incluso el presentador más hábil se pone nervioso en una presentación, pero aprenden a superarlos.

Tipos de comunicador

Comunicador analítico

• Le gusta datos rígidos y números reales. Por lo general, aprecia la información específica y no le gusta el lenguaje vago.
• Una gran ventaja de tener un estilo de comunicación analítica es que a menudo puede abordar los problemas de manera lógica y desapasionada. Esto significa que otros tienden a verlo como alguien con alto conocimiento informativo y en niveles de datos.
• La desventaja potencial de tener un estilo de comunicación analítica es que puede ser visto como frío o insensible.

Comunicador intuitivo

• Evita hundirse en los detalles y trata de mantener una visión panorámica. Prefiere una visión general amplia que le permite ignorar fácilmente el punto final.
• Una gran ventaja de tener un estilo de comunicación intuitivo es que su comunicación es rápida y directa al punto. No se detiene por necesitar muchos detalles y se siente cómodo con grandes ideas.
• La desventaja potencial de tener un estilo de comunicación intuitiva es que no siempre tiene suficiente paciencia cuando se encuentra en una situación que realmente requiere entrar en detalles (y puede arriesgarse a perder un punto importante).

Comunicador funcional

• Le gusta los procesos, cronogramas y planes bien detallados. Comunica las cosas paso a paso para que nada se pierda.
• Una gran ventaja de tener un estilo de comunicación funcional es que su comunicación generalmente cubre todos los detalles y nada se pierde.
• La desventaja potencial de tener un estilo de comunicación funcional es que puede correr el riesgo de perder la atención de su audiencia.

Comunicador personal

• Valora el lenguaje emocional y lo utiliza para descubrir lo que realmente están pensando los demás.
• Encuentra valor en la evaluación no solo de cómo las personas piensan, sino también de cómo se sienten.
• Tiende a ser un buen oyente y diplomático. Normalmente, se preocupa por la salud de las relaciones interpersonales.
• Una gran ventaja de tener un estilo de comunicación personal es que permite crear relaciones interpersonales profundas. La desventaja potencial de tener un estilo de comunicación personal es que, ocasionalmente, se puede ser ridiculizado como “sensible”.

Cuáles son los elementos de la comunicación?

El Ciclo de Comunicación proporciona una lista de verificación útil que puede ayudarlo a comunicarse efectivamente con su audiencia.

El primer paso es cuestionarse a sí mismo acerca de sus objetivos:

• ¿Con quién estoy comunicándome?
• ¿Qué mensaje estoy tratando de transmitir?
• ¿Qué estoy tratando de lograr?
• ¿Por qué quiero enviar este mensaje?
• ¿Necesito enviar todo esto?
• ¿Mi audiencia necesita o desea este mensaje?
• ¿Qué quiero que mi audiencia haga con esta información?

El segundo paso es componer el mensaje. Pregúntese:

• ¿Cuál es la mejor manera de comunicar este mensaje?
• ¿Qué nivel / tipo de lenguaje debo usar?
• ¿La audiencia tiene alguna información sobre el tema?
• ¿Mi audiencia necesita algún recurso adicional para comprender mi mensaje?
• ¿Estoy expresando emociones en mi mensaje? Si es así, ¿qué emociones?
• ¿La audiencia asumirá algo sobre mí o mis motivos que puedan perjudicar la credibilidad de la comunicación?

El tercer paso es transmitir ideas de manera efectiva. Pregúntese:

• ¿Es el momento adecuado para enviar este mensaje?
• ¿Cuál es el estado mental de mi audiencia y cuál será la carga de trabajo cuando reciban este mensaje?
• ¿Cómo debo presentar mi mensaje para tener esto en cuenta?
• ¿Habrá distracciones que puedan perjudicar el impacto de la comunicación? (Esto es especialmente importante para considerar al hacer un discurso o una presentación.)
• ¿Debo incluir a alguien más en la audiencia?

El cuarto paso es el feedback. Sin él, no sabrá cómo mejorar la forma de comunicar su mensaje. Por ejemplo:

• ¿Sabe leer el lenguaje corporal y usarlo para guiar su presentación?
• ¿Va a dar tiempo para una sesión de preguntas y respuestas al final?
• ¿Tendrá un proceso para obtener retroalimentación de su público?
• ¿Cuando recibe retroalimentación, es generalmente lo que quiere y espera?
• Recuerde usar retroalimentación indirecta aquí también. ¿Recibió la respuesta que quería de su comunicación? ¿Existe algo más que pueda interpretar a partir de la respuesta que recibió?

El quinto paso es el análisis. Utilice la retroalimentación que recibió para aprender y crecer. Preguntas que hacerse:

• ¿Por qué recibió esa retroalimentación? ¿Qué le dice eso acerca de su mensaje?
• ¿Qué podría haber hecho diferente para obtener la respuesta que quería?
• ¿El público se sintió de la manera que esperaba? Si no, ¿por qué no?
• ¿Cómo debe actuar o comportarse de manera diferente para avanzar?

El sexto paso es la conclusión. Si cree que la retroalimentación fue válida, honre sus compromisos para hacer cambios.

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