Diagrama de flujo: ¿qué es y cómo hacerlo?

Diagrama de flujo es una herramienta de representación gráfica donde los pasos se organizan secuencialmente. Es decir, es un diagrama. Los pasos de un diagrama de flujo pueden definir un proyecto, proceso, sistema , flujo de trabajo o estudio. Para que esto suceda, debe usar símbolos indicativos , de ahí el aspecto gráfico.

Si quieres aprender a crear diagramas de flujo, en este artículo cubriremos tu concepto y los diferentes tipos. Además, cómo crearlos y cuándo usarlos.

¿Qué es el diagrama de flujo?

Los diagramas de flujo se han utilizado para documentar los procesos de trabajo desde la década de 1920. Sin embargo, su expansión fue a partir de la década de 1930. Los responsables de su popularización fueron los ingenieros industriales. Frank y Lillian Gilbreth.

Durante la década de 1940 y los otros años que vinieron, los diagramas de flujo sufrieron adaptaciones a diferentes procesos y escenarios. Por ejemplo, un famoso fanático de los diagramas de flujo fue Kaoru Ishikawa. . Consideró la aplicación de esta herramienta, una de las principales formas de control de calidad ya creadas.

Junto con el uso del histograma, Ishikawa propagó sus ideas sobre la mejora continua y la obtención de la calidad total. El diagrama de causa y efecto, o diagrama de Ishikawa, bebió de las fuentes conceptuales del diagrama de flujo.

Dentro de
7 herramientas de calidad
, el diagrama de flujo es uno de los más conocidos. Sus ideas abogan por simplificar y agilizar los procesos de trabajo. Además, facilita la comprensión de quienes lo utilizarán.

Para ello, se estructura una imagen que representa el proceso a partir del uso de símbolos gráficos. Los símbolos tienen como objetivo representar cada actividad a realizar, así como sus obligaciones y correlación.

Varios profesionales creen que cualquier dibujo de un proceso o algoritmo ya es un diagrama de flujo. Sin embargo, no es cierto. Esta herramienta se caracteriza por sus notaciones. De esa manera, es solo un diagrama de flujo siempre que use los iconos de notación correspondientes a él.

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¿Cuáles son los símbolos de un diagrama de flujo?

La
simbología de los diagramas de flujo
es, sobre todo, una representación gráfica de cómo se debe orientar el proceso. Por lo tanto, hay varios símbolos y su división tiene lugar en: Representante Operativo, Ramificación y Control de Flujo, Entrada y Salida, Almacenamiento de Archivos e Información y
Procesamiento de Datos
.

Sin embargo, es necesario recordar que el objetivo central del diagrama de flujo es definir una comunicación clara sobre un proceso en evaluación. Así, existen ocho símbolos básicos que cumplen las acciones principales de un proceso. Comprobar:

Figura 1. Símbolos más utilizados en un diagrama de flujo

En resumen, si vas a usar símbolos muy diferentes que solo una parte de tu audiencia entiende, hay una alta probabilidad de que falles en la comunicación. Así que siempre haz las cosas simples.

¿Cuáles son los tipos de diagramas de flujo?

Cada diagrama de flujo se refiere a un proceso o sistema específico. Todo comienza con la entrada de datos o materiales en el sistema, rastreando así todos los procesos precisos para convertir la entrada en su forma de salida final. De esta manera, los símbolos muestran los procesos que ocurren, qué acciones se realizan en cada paso y la relación entre los diversos pasos.

Según Sterneckert, en su libro de 2003 Critical Incident Management

, deberíamos basar el concepto de control de flujo en cuatro tipos principales de diagramas de flujo:

• Datos: Muestra las estaciones donde se transmiten los datos dentro del sistema;
• De documentos: objetivo y presenta el control del flujo de documentos a través de componentes de un sistema;
• Desde el sistema: representa el flujo hacia el que viajan los datos hacia y entre los elementos de un sistema;
• Programas: Realizan controles internos de una aplicación en un sistema.

Los diagramas de flujo pueden, por ejemplo, tener diferentes niveles de detalle según sea necesario. Luego se pasa de una visión general de alto nivel de todo un sistema a un diagrama detallado de un proceso de componentes en un sistema más grande. Fundamentalmente, muestra la estructura del proceso o sistema, rastrea el flujo de información y trabaja con él. Además, destaca los principales puntos de tramitación y decisión.

A modo de visualización, cuando trabajamos con diagramas de flujo, podemos dividirlos en cuatro modelos. Comprobar:

Diagrama de flujo funcional

Figura 2. Diagrama de flujo multifuncional

Tiene una gran efectividad para demostrar
las relaciones entre los flujos de procesos
de negocio y los departamentos responsables. Es muy útil, por ejemplo, para procesos que no se completan en una sola área. Así, indicando a los responsables de cada paso y permitiendo luego identificar los problemas que suceden cuando los procesos se mueven de un área a otra.

Diagrama de flujo vertical

Figura 3. Diagrama de flujo vertical

Ampliamente utilizado en actividades de mejora. Le permite ver las relaciones entre actividades, puntos de decisión, inspección, bucles de retrabajo y su complejidad. En primer lugar, comience en el nivel más alto y luego agregue los detalles.

Diagrama de bloques

Figura 4. Diagrama de bloques

Es un modelo muy simple también conocido como diagrama de flujo lineal. Consiste en bloques que se privan del uso de puntos de decisión. Presenta sólo la secuencia de desarrollo de un determinado proceso. Es decir, es una lista de verificación gráfica. Úselo, por ejemplo, en instrucciones de trabajo simples o en flujos que tengan más escenarios de “macro”.

Diagrama de flujo de proceso simple

Figura 5. Diagrama de flujo de proceso simple

Su sistema consiste en bloques que contienen diferentes puntos de decisión. Es decir, su representación gráfica indica la secuencia lógica de funcionamiento en procesos de baja dificultad que, por ejemplo, dependen de una condición específica para realizar una tarea puntual.

¿Cómo crear diagramas de flujo?

Antes de comenzar a hacer un diagrama de flujo, primero debe elegir el lugar. Por lo tanto, puede, por ejemplo, usar plataformas específicas, software de computadora o incluso a mano, a medida que las usa.

Luego echa un vistazo a 6 pasos para hacer un diagrama de flujo básico:

1- Definir el proceso

Decida qué proceso asignar y esquematizar. En general, se eligen procesos con más problemas o mayor volumen. Esto se debe a que hay más espacio para medir y mejorar. Aquí, puede, por ejemplo, usar el
SIPOC
para definir los límites de este proceso a mapear.

2 – Determinar un alcance

¿Qué quieres lograr? Mapee y luego defina la respuesta a esta pregunta de acuerdo con el inicio y el final del proyecto, su nivel de importancia, si necesita menos o más detalle. Además, considere para quién es este diagrama de flujo . Además, lo que puede obtener de la información durante el proceso de solicitud. Entonces yun modelo que da mayor protagonismo a la información que se quiere destacar.

3 – Discutir y listar ideas

Junto con los demás involucrados en el proceso, y en la producción del diagrama de flujo , se debe realizar un análisis de la forma de cada actividad . Luego, llama a su importancia para que la definición de la secuencia lógica sea comprensible y, de hecho, ayude al proceso.

4 – Organiza las actividades en secuencia: de arriba a abajo de izquierda a derecha

Con las actividades analizadas y las mejores ejecuciones definidas, enumerarlas . Pegar post-its en una pizarra o rotafolio puede ser útil para hacer el diagrama de flujo inicial. Esto se debe a que el equipo puede moverlos agregando nuevos pasos. No comience a hacerlo en la computadora , ya que esto es solo para la versión final.

Hable con los empleados/operadores de procesos y/o analice los documentos
existentes, como los Procedimientos Operativos Estándar (COP),
por ejemplo.

5 – Definir y dibujar los símbolos de las actividades y flechas para guiarlas

Sobre la base de la simbología ya explicada anteriormente, defina cuál es el mejor para cada paso y cómo ayuda a la secuencia lógica y la fácil comprensión del diagrama de flujo del proceso. En general, los símbolos básicos de un diagrama de bloques son los más indicados. Sin embargo, trate de adaptar su diagrama de flujo a las notaciones oficiales.

Cuando vea un punto de decisión o una división del proceso, siga un camino a la vez hasta completarlo. Sin embargo, si el equipo no tiene el conocimiento preciso sobre el proceso para completar una de las secciones, escriba este punto para poder completarlo más tarde.

6 – Revisar el flujo terminado

Confirme su diagrama de flujo siguiendo todos los pasos y actividades junto con el equipo de desarrollo. Pero considere también traer a los contribuyentes que se beneficiarán de su solicitud para ser parte de la revisión. Por lo tanto, para asegurarse de que todo está de acuerdo, siga los siguientes puntos:

• ¿Qué inicia el proceso?
• ¿Refleja el proceso de cómo funciona realmente?
• ¿Se han definido todos los pasos de principio a fin? ¿Te falta algún paso?
• ¿Contribuirá al objetivo de mejora?
• ¿Hay áreas que tienen una necesidad obvia de mejora?
• ¿Se pueden identificar puntos de recopilación de datos útiles?
• ¿Existen oportunidades para reducir las múltiples actividades de inspección/evaluación y otros pasos redundantes?

¿Cuál es la función de un diagrama de flujo?

El diagrama de flujo es una herramienta esencial para el mapeo de procesos.

Por lo tanto, puede ayudar en la planificación de procesos. Además, en mejorar el flujo del proceso. También permite realizar análisis críticos para mejoras y correcciones en cada etapa del proceso. Es decir, hay varios escenarios y razones para preparar y aplicar un diagrama de flujo. Con eso en mente, hemos establecido los momentos principales en los que puede usar uno. Comprobar:

• En la búsqueda de estandarizar la representación de los métodos y actividades administrativas;
• Facilitar el aprendizaje del equipo sobre el proceso en su conjunto;
• Mostrar responsabilidades y relaciones entre los pasos y áreas involucradas en el proceso;
• Vea qué camino puede y debe seguir el proceso;
• Permitir la identificación de pasos que no agregan valor;
• Mapear
  cuellos de botella
  , complejidades,
  retrasos y desperdicios
  ;
• Permitir medir el tiempo de ciclo de las actividades;
• Vea oportunidades para reducir costos y recursos en el procesamiento.

¿Cómo funcionan los diagramas de flujo en lean six sigma projects?

Dentro de un
proyecto de mejora,
podemos utilizar el diagrama de flujo en varias fases. Por ejemplo:

• Alcance de un
  proyecto de mejora
  : ¿Qué estamos tratando de hacer?
• Uso como
  formulario de recopilación de datos: ¿Cómo
  sabemos que un cambio es una mejora?
• Identificar los cambios obvios que se pueden hacer: ¿qué transformaciones podemos hacer que
  resulten en mejoras
  ?
• Comprender el contexto en el que se realizará un cambio;
• Proporcionar una herramienta para usar el razonamiento lógico;
• Definir la vista de un nuevo proceso.

Para mejorar los procesos en nuestras empresas, necesitamos entender cómo funciona y se comporta hoy en día. Además, también es esencial comprender el flujo del proceso y cómo los pasos se relacionan entre sí. Un método importante para hacer esta tarea es Mapeo de Procesos.

Aunque hoy en día son menos populares en el campo de la computación, el diagrama de flujo sigue siendo una de las mejores herramientas para mapear y medir un proceso. Al fin y al cabo, es una de las herramientas básicas de mejora que dan una imagen visual de un proceso que se está estudiando.

Con la popularización de técnicas de mejora de procesos como
TQM
,
Lean y Six Sigma
, y la
difusión de las normas ISO
para la estandarización de procesos, el diagrama de flujo sigue siendo más actual que nunca.
Por lo tanto, el mapeo de procesos a través de flujos es una estrategia de diagnóstico importante para proyectos de mejora.

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Paula Louzada

Engenheira Mecânica (2016) e mestranda pela Universidade Estadual de Campinas (2019). Na França, atuou na área de Melhoria de Produção de uma empresa do segmento aeronáutico, e no Brasil fez parte da equipe de Melhoria Contínua de uma multinacional do ramo químico. Atualmente, trabalha como consultora de Projetos de Melhoria, Excelência Operacional e Gestão da Rotina, além de ministrar aulas de Green Belt, Black Belt e Ferramentas da Qualidade na FM2S Educação e Consultoria.