Notion: ¿cuáles son sus beneficios?

Notion es una de las herramientas de productividad de mayor crecimiento en la historia de las aplicaciones de planificación. Para aquellos que no lo saben: los correos electrónicos, los motores de búsqueda y diversos documentos de trabajo desbordan en la pantalla de los teléfonos móviles.

Se superponen y se suprimen, lo que hace que ya no se pueda hablar de orden, incluso con el mejor de los dispositivos. Este desorden de aplicaciones dificulta la organización, además de ser, sobre todo, tedioso.

Su forma de trabajar necesita eficiencia y está perdiendo la paciencia con tanta desorganización. Aquí es donde entra esta aplicación. La herramienta de trabajo se presenta como una solución con la que es posible llegar a la raíz de este problema y eliminarlo de su rutina.

¿Qué es Notion?

Notion es una excelente herramienta de gestión de tareas en línea utilizada para organizarse en un solo lugar. Ayuda a simplificar el uso de diferentes herramientas normalmente utilizadas por las empresas para la colaboración en línea.

En resumen, Notion le permite revolucionar su organización profesional reuniendo en una única interfaz todas las funcionalidades necesarias para la creación y manipulación de datos. Algunas personas lo comparan con Evernote, pero esta comparación es injusta.

¿Cómo funciona Notion?

La implementación de muchas plataformas colaborativas, como Notion, ha hecho que el trabajo sea más fácil y amigable en los equipos. Ya sea que sea un autónomo o una empresa, esta aplicación será muy útil. Su objetivo es crear y archivar notas para facilitar la rutina de las empresas.

En resumen, la idea de la herramienta organizativa es que no es necesario abrirse camino a través de una selva de carpetas digitales para encontrar el documento que está buscando.

En todo momento, su computadora debe permanecer limpia y manejable. No es de extrañar que Notion se autodenomine “todo en un solo lugar de trabajo”.

Esto significa que todos los datos y documentos importantes se encuentran en la misma plataforma. Esto significa que los procesos de trabajo y el intercambio de información ocurren de manera rápida y sin dificultades.

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¿Cuáles son las características de Notion?

Un cuaderno hecho de páginas y bases de datos

A nivel macro, Notion permite organizar el contenido de tres maneras:

• Notas y documentos en forma de texto, audio, video, diapositivas, enlaces y prácticamente todo lo que encuentre en línea;
• Proyectos y tareas, desde una simple lista de tareas hasta un sistema de gestión de tareas más amplio;
• Wiki, es decir, un catálogo de contenido que se puede catalogar, agrupar y eventualmente compartir. La aplicación está organizada en espacios de trabajo, es decir, agendas / diarios. El uso más común de la aplicación es tener dos agendas: una de trabajo, compartida con otras personas de su equipo; y una personal, privada.

En la aplicación, el elemento principal es la página, al igual que en un cuaderno. Y como este, puede contener cualquier cosa: texto, audio, video, una nota, un simple pensamiento, una tabla, un tablero kanban, una colección de fotos, una lista, un calendario y una línea de tiempo. Por supuesto, todo digitalmente.

Es posible incorporar contenido de Google Drive, Twitter, Dropbox y varios otros aplicativos digitales.

A diferencia de una agenda normal, los elementos en Notion se ven de varias maneras, aunque básicamente siguen siendo colecciones de páginas organizadas en bases de datos donde cada página tiene todas las etiquetas que deseamos.

A su vez, cada página se puede compartir con quien quiera, tanto en términos de colaboración (hasta 5 personas en el plan gratuito) como en términos de publicación en la web.

Wiki

Lo que a la gente le encanta de la aplicación es que existe la función wiki que ayuda en la creación y compartición de bases de datos de manera intuitiva.

A través de la función, el usuario puede insertar el tipo de contenido que desee con solo un clic. Además, en un solo lugar, puede guardar direcciones de correo electrónico, números de teléfono, objetivos empresariales y mucho más.

Desde los primeros pasos en el sitio, notará rápidamente que es posible manipular más de 30 tipos de contenido, como videos, códigos, iFrame, listas, imágenes, archivos PDF, etc. Cada actualización realizada en el sitio se realiza en tiempo real.

Gestión de proyectos y tareas

Notion es una aplicación de notas productiva que permite a un equipo rastrear, planificar y completar tareas en un solo lugar.

Además, facilita el control de los diversos proyectos, notas, bases de datos y conocimientos de la empresa. ¿Qué podría ser mejor que una aplicación con la que, con solo unos pocos clics, puede crear tareas y asignarlas a todo un equipo?

No importa el estilo de proyectos que necesite controlar, será muy fácil con esta aplicación. Todos los miembros invitados en los diferentes canales tendrán instantáneamente una visión general de las tareas o proyectos agregados.

Independientemente de la zona horaria en la que se encuentren, podrán comentar las publicaciones en su espacio de trabajo y en tiempo real.

Notas y Documentos

La funcionalidad de Notion permite a los usuarios incorporar cualquier tipo de contenido, así como la opción de Wiki (videos, imágenes, favoritos o incrustaciones). El uso de esta función también es similar al de Wiki, que se basa en un simple gesto de arrastrar y soltar.

Aquí también existe la opción de mantener sus notas y documentos privados o compartirlos con sus compañeros de equipo. Este último podrá, si es necesario, comentar sobre el progreso de sus varios proyectos.

Modelos

Notion viene con varios modelos preconstruidos, que los usuarios pueden utilizar para crear rápidamente nuevas páginas o bases de datos. Estos modelos incluyen modelos para la gestión de proyectos, planificación de viajes, organización personal y mucho más.

Colaboración en tiempo real

Notion permite que varios usuarios colaboren en tiempo real en un mismo documento. Esto significa que varias personas pueden trabajar en un proyecto o tarea simultáneamente, lo que hace que la colaboración sea más eficiente y productiva.

Integraciones

Notion se integra con muchas otras herramientas, como Slack, Trello, Google Drive y muchas más. Esto significa que los usuarios pueden trabajar en varias herramientas al mismo tiempo y aún mantener toda la información organizada en Notion.

Gestión de tareas

Notion es una herramienta poderosa para la gestión de tareas. Los usuarios pueden crear listas de tareas, asignar tareas a sí mismos o a otros miembros del equipo, establecer plazos y mucho más. Notion también permite que los usuarios vean las tareas en un calendario, lo que puede ayudar a mantener el control de lo que debe hacerse en un día o semana determinados.

Notas de reunión

Notion es una excelente herramienta para tomar notas en reuniones. Los usuarios pueden crear páginas de reunión, agregar notas y puntos de acción, así como asignar tareas a sí mismos o a otros miembros del equipo. Las notas de la reunión se pueden compartir con todos los participantes de la reunión, lo que facilita mantener a todos en la misma página.

¿Es Notion gratuito o de pago?

Notion es un software de productividad que ofrece tanto una versión gratuita como una versión de pago. La versión gratuita ofrece la mayoría de las características básicas de Notion, como páginas ilimitadas, bloques, plantillas, colaboración en tiempo real e integraciones. Sin embargo, hay limitaciones, como un límite de 1,000 bloques por página y un límite de carga de archivos de 5MB.

La versión de pago de Notion, llamada Notion Personal Pro, ofrece características más avanzadas e ilimitadas, como carga de archivos ilimitada, acceso a la API de Notion e integraciones más avanzadas. Además, la versión de pago permite crear páginas con privacidad restringida, lo que le permite compartir información solo con personas seleccionadas.

Notion también ofrece planes de equipo para organizaciones, que incluyen características adicionales como gestión de acceso de equipo, control de versión, gestión de permisos, gestión de cuentas de usuario y soporte prioritario. Los precios de los planes de equipo varían según el número de usuarios y características incluidas.

¿Por qué usar Notion?

La principal ventaja de Notion reside en su capacidad para encontrar cualquier tipo de información almacenada en su espacio personal en pocos segundos.

El usuario sabrá exactamente dónde está gracias a la visualización en árbol (interfaz gráfica) en el lado izquierdo de su aplicación. La experiencia ofrecida es personalizada para proporcionar los datos correctos en el momento correcto.

Esta herramienta ayuda a aliviar su carga mental. ¡Ya no será necesario recordarlo todo! Una vez implementado Notion, todos navegan sin dificultad.

Para su negocio paralelo, la plataforma ofrece una interfaz de gestión elegante e intuitiva. Es posible priorizar los proyectos de las bases de datos para facilitar aún más las tareas.

Augusto Fontoura

Augusto Fontoura, estudiante de publicidad y propaganda, trabaja en el equipo de marketing de FM2S.