Proyecto: ¿qué es? ¿Cómo corregirlos?

El proyecto se refiere a una actividad o conjunto de actividades cuyo objetivo es satisfacer la necesidad de crear un producto o servicio exclusivo. Por lo tanto, las actividades que se realizan rutinariamente no pueden ser llamadas formalmente proyectos. La actividad de hacer que los proyectos sucedan de la mejor manera posible, cumpliendo con sus requisitos de tiempo, alcance y costo, se llama Gestión de Proyectos. En este artículo, comprenda qué es un proyecto y sus fases, así como sus tipos y errores más comunes de proyectos.

Definición de Proyecto

La definición más aceptada de proyecto proviene del PMBOK (Project Management Body of Knowledge), que es la guía de mayor referencia en el tema de Gestión de Proyectos.

Su definición es que un proyecto consiste en un esfuerzo puntual (temporal), que utiliza recursos delimitados (previstos en una planificación) y tiene como objetivo alcanzar un objetivo único y claro (tangible y necesario para la realidad de la empresa).

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¿Cómo funciona un proyecto?

Las actividades realizadas para el desarrollo de un proyecto se clasifican como “interrelacionadas”. Es decir, la finalización del objetivo (proyecto) hace que cada actividad dependa de la ejecución de las demás.

Además, un proyecto debe llevarse a cabo dentro de un período de tiempo finito y obedecer a diversas restricciones. Su buen desarrollo dependerá de ir más allá del deseo de cambios e innovaciones. Un proyecto es algo práctico, que no ocurre solo porque existe su idea, es muy importante que cualquier proyecto se planifique, monitoree y administre de manera efectiva.

¿Cómo definir objetivos claros para el proyecto?

Definir objetivos claros para un proyecto es una de las etapas más importantes para garantizar su éxito. Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a definir objetivos claros para su proyecto:

1. Identifique el propósito del proyecto: comprenda por qué se está llevando a cabo el proyecto y cuáles son las expectativas del equipo, los stakeholders y los clientes.
2. Sea específico: asegúrese de que sus objetivos sean específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales (SMART).
3. Tener un plazo realista: establecer plazos realistas para la finalización de los objetivos, teniendo en cuenta factores como los recursos disponibles, la capacidad del equipo, entre otros.
4. Involucre al equipo: involucre al equipo y a los stakeholders relevantes en la definición de los objetivos, para garantizar que todos estén alineados y comprometidos con el éxito del proyecto.
5. Reevalúe regularmente: reevalúe regularmente los objetivos del proyecto para garantizar que sigan siendo relevantes y alineados con los cambios en el alcance o las necesidades del proyecto.

Recuerde que la definición de objetivos claros es crucial para garantizar que el proyecto avance de manera eficiente y para ayudar al equipo a mantenerse enfocado y motivado.

Características principales

Factor tiempo: El término “temporal” no se aplica al resultado o servicio generado por el proyecto. Puede ser finito, pero el resultado no. Por ejemplo, la construcción de un monumento tendría una duración fija, mientras que el resultado, que es el monumento, “dura” por tiempo indeterminado. La misma lógica se puede aplicar a proyectos de mejora, que construyen procesos rutinarios dentro de la empresa: los procesos continúan funcionando, a pesar de que el proyecto haya finalizado formalmente.

Costos y recursos: establézcalos al comienzo del proyecto. Por ejemplo, la fuerza laboral, los materiales a utilizar, qué infraestructura, presupuestos y plazos. Todo esto ayuda a controlar y evitar la posible falta de activos para la finalización del proyecto o que exceda el presupuesto disponible.

Evolución: Un proyecto debe ser progresivamente elaborado. Esto significa que avanza en etapas y que su definición se perfecciona en cada una de ellas. Hay entonces una definición inicial y, a medida que avanza, se revisa la definición y se agrega más claridad al alcance del proyecto.

¿Cuáles son las fases de un proyecto? ¿Por qué dividirlo?

El ciclo de vida de un proyecto constituye lo que denominamos “Fases Básicas de un Proyecto”. Las fases básicas de un proyecto dependen del tipo que se está realizando. Por ejemplo, un proyecto de software puede tener fases de requisitos, diseño, compilación, prueba, implementación, mientras que otro para construir un metro o un edificio puede tener nombres diferentes para cada fase.

Las fases se pueden dividir en carta inicial, declaración de alcance, plan, línea base, progreso, aceptación, aprobación y entrega, que son clasificaciones de acuerdo con el PMBOK.

Es conveniente para el gerente de proyecto dividirlo en fases con fines de control y seguimiento. Cada hito, en cada etapa, se elabora y se sigue para su finalización. Por ejemplo, en un proyecto de software, la fase de requisitos debe generar los documentos de requisitos, la fase de diseño, el documento de diseño, etc. La fase de construcción en un proyecto entrega el código completado, mientras que la fase de prueba se trata de la prueba completa para las entregas.

¿Cómo garantizar la calidad y la entrega a tiempo del proyecto?

Existen diversas técnicas y enfoques que se pueden utilizar para garantizar la calidad y la entrega a tiempo de un proyecto. Aquí hay algunas sugerencias que pueden ayudar:

• Definir claramente los objetivos y el alcance del proyecto: tener una comprensión clara de los objetivos y el alcance del proyecto es fundamental para garantizar que el trabajo se realice de manera eficiente y efectiva.
• Administrar el tiempo y las expectativas: crear un horario realista y monitorear el progreso de cerca para garantizar que el proyecto esté en el camino correcto. Mantener informados a todos los involucrados sobre el progreso y los cambios en el horario, si es necesario.
• Administrar riesgos: identificar posibles riesgos y crear planes de contingencia para abordarlos. Esto ayudará a garantizar la continuidad del proyecto incluso en caso de imprevistos.
• Asegurarse de que haya un equipo capacitado: asegurarse de que el equipo tenga las habilidades y el conocimiento necesarios para realizar el trabajo. Proporcionar capacitación, recursos y apoyo si es necesario.
• Comunicación efectiva: mantener una comunicación abierta y efectiva con todos los involucrados en el proyecto, incluidos los gerentes de proyecto, el equipo y los stakeholders. Esto ayudará a evitar malentendidos y a garantizar que todos estén trabajando juntos hacia los mismos objetivos.
• Utilizar herramientas de gestión de proyectos: las herramientas de gestión de proyectos, como Microsoft Project o Trello, pueden ayudar a garantizar que el proyecto se realice de manera eficiente y organizada.

Recuerde que la gestión de proyectos es una habilidad dinámica y que debe ajustarse a las necesidades específicas de cada proyecto. Es importante ser flexible y estar dispuesto a adaptarse a los cambios y desafíos a medida que surjan.

5 principales tipos de proyecto

Proyectos de Investigación

Se refiere a un esfuerzo científico descriptivo para responder a una pregunta de investigación o a un conjunto de preguntas de investigación. Un proyecto de investigación debe incluir una descripción de un protocolo definido, un objetivo claramente articulado, métodos y resultados definidos y una fecha de inicio y finalización definida. La descripción debe demostrar que el proyecto de investigación cumplirá con todos los requisitos de las empresas de investigación. En este modelo es importante definir un presupuesto y un cronograma de ejecución de las actividades para que esto quede claro para todos los involucrados.

Proyectos Sociales

Este modelo tiene un enfoque solidario que tiene como objetivo mejorar uno o más aspectos de la sociedad, impactando positivamente en la ciudadanía y la conciencia social de las personas. Puede ser individual o colectivo. En general, este tipo de proyecto no implica remuneración. El deseo de transformar la sociedad es la gran ganancia de este tipo de proyecto. Su duración está dispuesta en el programa del que forman parte. Hasta que se logren las metas de este programa, se ejecutarán mejoras en los proyectos para que contribuyan al logro.

Los movimientos de ONGs, por lo tanto, son proyectos sociales. El Project Management Institute (PMI), por ejemplo, es una organización internacional sin fines de lucro que asocia a profesionales de gestión de proyectos.

Proyectos Culturales

Buscan producir un bien cultural y estos bienes incluyen música, teatro, artesanía, pintura, fotografía y muchas otras áreas. A pesar de que los proyectos culturales también tienen un enfoque social, no se consideran así debido a su objetivo. La expresión artística es el foco principal de este tipo de proyecto.

Proyectos Empresariales

Su objetivo es crear oportunidades, mejorar soluciones para una organización o estructurar un nuevo negocio. Las actividades de este modelo requieren alta competencia y seriedad, ya que su ejecución debe ser lo más acertada posible, a fin de garantizar que la organización no exceda los gastos y pierda muchos activos. Los nuevos emprendedores diseñan sus proyectos bajo la óptica de este modelo, ya que les ayuda en las percepciones a corto y largo plazo del negocio.

Proyectos personales

Consiste en una idea o meta personal del individuo. Requiere un esfuerzo significativo y se lleva a cabo durante un período prolongado. Es un producto de su propia iniciativa y debe reflejar su experiencia.

El proyecto personal ocupa un lugar muy importante en el contexto de la vida de una persona. Proporciona una excelente oportunidad para producir un trabajo verdaderamente creativo y de elección propia, que involucra planificación, previsión de costos/esfuerzos y período. Los resultados más comunes suelen ser la compra de una casa o un automóvil, un viaje muy deseado. En otros casos, resulta en una adquisición de nuevos conocimientos y habilidades mejoradas.

7 riesgos comunes del proyecto. ¿Cómo solucionarlos?

Los gerentes de proyecto generalmente se preparan implementando una estrategia específica para la gestión de riesgos. Sin embargo, para que esta estrategia sea efectiva, es necesario comprender la naturaleza de los riesgos comunes del proyecto y reflexionar sobre cuál sería el enfoque adecuado para manejarlos de manera efectiva.

A continuación se presentan ejemplos comunes de riesgos del proyecto:

Mala liderazgo

El liderazgo deficiente es uno de los problemas más comunes que pueden surgir en los proyectos y que quizás no esté consciente desde el principio. A menudo, los patrocinadores se emocionan mucho al principio y dan todas las indicaciones de que trabajarán duro y apoyarán a usted y al resto del equipo. Sin embargo, cuando llega el momento de realmente trabajar, la realidad puede ser diferente.

Por lo tanto, la única forma de prepararse y mitigar este riesgo es establecer un equipo de liderazgo dedicado a la gestión de proyectos. Si se nota una disminución en el interés de este equipo, se necesita una conversación honesta y alinear la necesidad de recuperar el entusiasmo del inicio.

Problemas con el equipo

En este riesgo, los empleados pueden decidir dejar su trabajo o el empleador puede despedirlos; estas son dos situaciones en las que se pierde conocimiento. Además, la rotación puede crear problemas de moral.

Asegúrese, entonces, de gestionar el equipo de manera consistente, con beneficios y términos justos para todos. Hable con los gerentes de línea para intentar garantizar su compromiso al menos hasta el final del proyecto, tal vez recompensando a cada miembro del equipo por el buen trabajo que han hecho o dándoles un bono, por ejemplo.

Salida del líder del proyecto durante su ejecución

Aunque los líderes del equipo son personas con habilidades especializadas cruciales para el éxito del proyecto, se puede recuperar el proyecto de esta pérdida. Por lo tanto, es necesario revisar completamente el papel y las responsabilidades del líder del equipo y pensar en cómo se puede compensarlo. Al final, si esta persona posee el conjunto de habilidades que ninguno de los otros miembros del equipo tiene, siempre se puede contratar a un consultor y evitar riesgos adicionales para el proyecto.

Descontinuidad

La falta de continuidad puede ser un problema, ya que todo requiere un comienzo y un fin. Por ejemplo, si se está mudando de edificio. Este esfuerzo de reubicación puede no tener absolutamente nada que ver con su proyecto y puede ser una actividad completamente separada. Pero, aún así, seguramente tendrá un impacto en el equipo.

En casos como este, debe planificar una estrategia para esta situación potencial y pensar en tácticas que mantendrán la continuidad de su equipo, para que no tenga un gran impacto al final.

Imprecisión sobre tiempo y presupuesto

Eliminar el riesgo al hacer estimaciones de tiempo y costo es prácticamente imposible. Haga lo mejor que pueda para establecer una estrategia que lo ayude a determinar el presupuesto y el tiempo de entrega con la mayor precisión posible.

En este proceso, es importante definir claramente el alcance del proyecto y el inicio y final de cada tarea. Además, debe hacer un seguimiento de la relación entre el tiempo esperado y el tiempo real. Por lo tanto, si nota alguna inconsistencia, puede intervenir de inmediato y evitar más daños.

Falta de recursos

La falta de recursos puede ocurrir en cualquier momento. Puede ser cualquier cosa, desde materiales y empleados hasta la sala de reuniones reservada. Planifique su estrategia para manejar la falta de recursos con anticipación, esto es crucial para un resultado exitoso. Esto puede implicar la contratación de proveedores alternativos o la capacitación cruzada de su equipo para que puedan cubrirse entre sí.

Tenga tiempo extra para completar el proyecto debido a retrasos, o, por el contrario, puede comprometer la calidad del resultado.

Cambio en la estrategia de negocios

El cambio en la estrategia de negocios es otro ejemplo de riesgo que puede tener un impacto sustancial en cualquier proyecto, independientemente del tipo o escala. Por lo tanto, si los objetivos de un proyecto se ajustaron a una estrategia de negocios que cambió inesperadamente, existe la probabilidad de impacto.

Mitigue estas circunstancias realizando una revisión completa del significado del cambio de estrategia de negocios para el proyecto. Debe pensar en lo que necesitaría saber para tomar la decisión correcta y, si esto sucede, será fácil realizar este análisis.

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Augusto Fontoura

Augusto Fontoura, estudiante de publicidad y propaganda, trabaja en el equipo de marketing de FM2S.