¿Qué es VSM? ¿Cuándo usar esta herramienta?

La solución para establecer un equilibrio entre oferta y demanda es un flujo constante, pero en muchos sectores vemos que la oferta crece más rápido que la demanda. Para ello se creó el VSM – Value Stream Mapping, que en español significa Mapeo del Flujo de Valor, una de las herramientas de la metodología Lean Manufacturing.

Utiliza un sistema de símbolos estándar, similar a un flujograma, para representar varios flujos de trabajo e información. Su función principal consiste en identificar los pasos que agreguen valor al producto para eliminar desperdicios, reducir los tiempos de ciclo de los procesos e implementar mejoras en estos procesos.

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En este artículo, verás qué es VSM y cómo utilizarlo, además de sus beneficubrimientos y precauciones en la aplicación de esta herramienta.

Pero antes de comprender qué es el mapeo del flujo de valor, debemos primero definir qué es un “Flujo de Valor”.

¿Qué es un Flujo de Valor?

En resumen, un flujo de valor consiste en una serie de pasos que se realizan para proporcionar un producto o servicio que los clientes desean o necesitan. Por supuesto, para que el producto o servicio esté disponible en el mercado, es necesario fabricarlo y, por lo tanto, hay un conjunto de pasos necesarios.

A partir de aquí entra el mapeo del flujo de valor, permitiéndonos comprender cuáles son esos pasos, dónde se añade valor, dónde no se hace y, lo más importante, cómo se puede mejorar el proceso.

El VSM, por lo tanto, es el responsable de proporcionarnos una visualización estructurada de los pasos principales y los datos esenciales para comprender y mejorar de manera inteligente que optimice todo el proceso.

“El flujo de valor es toda la acción, agregando valor o no, necesaria para producir un producto desde la extracción de la materia prima hasta el consumidor final.”

¿Qué es VSM?

Value Stream Mapping o Mapa de Flujo de Valor. Esta herramienta altamente útil mapea el flujo de material e información, además del tiempo de ejecución asociado (lead time), a través de múltiples procesos.

Sin embargo, el tiempo de ejecución a través de un flujo de valor es un resultado relacionado con el inventario, y el inventario a su vez es un resultado de los atributos de desempeño de los procesos individuales en el flujo de valor.

Por lo tanto, si quiere reducir el tiempo de ejecución, debe mejorar los procesos.

Además, al entender cómo fluye el valor a lo largo de toda la cadena, se puede proponer la aplicación de las herramientas Lean en el lugar donde tendrán el mayor impacto. De esta manera, se cambia el óptimo local por el óptimo global, permitiendo que los clientes tengan lo que quieren, cuando lo necesiten, sin retrasos y sin desperdicios.

En resumen, gran parte del mecanismo de mejora continua del proceso y de adaptación ocurre en los procesos individuales. Por lo tanto, el VSM sería un buen punto de partida para luego aplicar un KATA de mejora en el nivel del proceso, que es más profundo que el flujo de valor.

Cómo utilizar VSM en Proyectos Lean Seis Sigma?

El VSM no tiene como objetivo, a pesar de que muchos lo creen, ser un método para la mejora del proceso, sino más bien un método para ayudar a asegurar que los esfuerzos de mejora en el nivel del proceso:

• Se ajusten de proceso a proceso de manera que se desarrolle un flujo de valor fluido;
• Se compatibilice con las metas de la organización;
• Satisfagan las exigencias de los clientes externos.

De esta manera, para utilizarlo, siga el camino de producción de un producto desde el inicio hasta el final, y haga una representación visual del flujo de material y de información.

Después, identifique los desperdicios y entonces, dibuje (usando iconos) un mapa del “estado futuro” de cómo el valor debería fluir. Antes de todo, deben estar mapeadas todas las acciones (que agreguen o no valor) necesarias para llevar el valor hasta el cliente.

Por lo tanto, para crear su flujo de valor, deberá:

• Decidir qué flujo mapear;
• Entender cómo funciona realmente el Flujo de Valor;
• Dibujar cómo debería fluir el Valor;
• Implementar el Estado Futuro.

¿Qué desperdicios capturará el VSM?

Excesso de inventario:

• Largos tiempos de preparación;
• Planificación fallida de la producción;
• Problemas de mantenimiento;
• Correos electrónicos no leídos;
• Pilas de papel en las mesas;
• Falta de capacidad.
• ¿Cómo definir prioridades?

Espera por:

• autorizaciones;
• Liberaciones;
• Equipos;
• Materiales;
• Firmas;
• Llamadas;
• Y documentos.

Procesos innecesarios:

• Re-trabajo;
• Inspección;
• Revisión del trabajo de otros;
• Obtención de múltiples firmas;
• Revisión excesiva.

Movimiento:

• Diseño del Puesto de Trabajo;
• Posicionamiento de materiales y herramientas;
• Falta de análisis de movimientos;
• Problemas de diseño;
• Falta de 5S.

Defectos:

• Patrón de Trabajo;
• Entrenamiento;
• Poka-yokes;
• Métricas.

Transporte:

• Las piezas recorren grandes distancias dentro de las fábricas;
• Los documentos son llevados de un lado a otro, arriba y abajo;
• Los correos electrónicos viajan rápido, pero se detienen mucho.

¿Qué precauciones deben tomarse en la aplicación del VSM?

Si confiamos en el mapeo del flujo de valor como un método para mejorar los procesos, pueden surgir los siguientes efectos negativos:

• Un mapa de flujo de valor puede revelar tantas oportunidades de mejora en tantos lugares que es difícil saber qué hacer. Atacar los problemas aquí y allá en el flujo de valor, en lugar de concentrarse en las condiciones objetivo específicas en el nivel del proceso y buscarlas, diluye nuestra capacidad de mejora dispersándola en este flujo de valor.
• Aunque útiles y necesarios, los mapas de flujo de valor todavía se concentran más en la superficie y, por lo tanto, no desarrollan nuestra capacidad de ver profundamente la situación real de los procesos.

Sobre todo, el mapeo del flujo de valor es efectivo para mantener una visión sistémica de la operación. Sin duda, cuando sea necesario realizar una mejora en un proceso específico, es mucho mejor hacerlo a través del Modelo de mejora.

Esto es, utilizando la herramienta VSM de la manera correcta, la mejora en la empresa ocurrirá de una manera mucho mejor. Es decir, no utilice el VSM como un método para mejorar el proceso.

Como ya he mencionado varias veces, es muy común encontrar el VSM como herramienta de generación de plan de acción, lo que no es.

Sin embargo, también es importante recordar que no siempre necesitamos elaborar un VSM. A veces, el uso de un simple flujograma puede ayudarnos a encontrar mejoras sensibles en nuestros procesos.

Beneficios de la aplicación del VSM

El tipo de diagramación VSM se ha asociado con el Sistema Toyota de Producción y todo el movimiento de Lean Manufacturing en la década de 1950. Aunque su primer registro se remonta a alrededor de 1918 en un libro llamado Connecting Efficiency Methods, de Charles E. Knoeppel.

Antes se conocía como mapeo de flujo de material e información, o mapeo de procesos. Al igual que cualquier herramienta, tiene un objetivo en su aplicación y también tiene sus beneficuentos y el VSM no es una excepción.

Entre los beneficuentos de la aplicación del VSM podemos mencionar:

1.Identificar desperdicios en cualquier proceso

El mapeo del flujo de valor es un método poderoso para descubrir residuos en cualquier proceso, no solo en la fabricación. Después de todo, este es su objetivo principal.

De esta manera, se detalla cada etapa significativa del proceso y se evalúa cómo está agregando valor – o no agregando valor – desde el punto de vista del cliente.

Sin duda, este enfoque en el valor mantiene el análisis centrado en lo que realmente importa, permitiendo a la empresa competir de manera más efectiva en el mercado.

2.Producir el máximo valor para el cliente

En otras palabras, preveniendo o enfrentando cualquier amenaza competitiva. Donde los practicantes lean pueden hacer buen uso del VSM para producir el máximo valor para el cliente de la manera más eficiente posible.

Por lo tanto, puede y debe ser utilizado continuamente para la mejora continua, trayendo cada vez mejores etapas del proceso.

3.Fomento a la comunicación y refuerzo de la cultura de mejora

El mapeo del flujo de valor, así como otras buenas visualizaciones, sirve como una herramienta eficaz para la comunicación, la colaboración y hasta el cambio de cultura. Ya que, los tomadores de decisiones pueden visualizar claramente el estado actual del proceso y dónde ocurre el desperdicio.

Además, pueden ver problemas como retrasos en el proceso, tiempo de inactividad excesivo, restricciones y problemas de inventario. Y con el estado futuro o ideal del VSM, pueden ver precisamente cómo mejorar.

4.Incentiva el uso de un sistema de indicadores VSM

Por lo tanto, no sirve de nada ejecutar las diferentes metodologías de mejora continua si no desarrollamos un método eficiente para monitorear sus resultados.

Para esto, los Key Performance Indicators (KPI’s), también conocidos como indicadores de desempeño, son cruciales en el monitoreo de la aplicación del VSM.

De hecho, valores como el tiempo takt y lead time de producción, performance, tiempo máximo de ciclo, entre otros, deben ser monitoreados constantemente.

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Augusto Fontoura

Augusto Fontoura, estudiante de publicidad y propaganda, trabaja en el equipo de marketing de FM2S.