SIPOC: Aprende a mejorar tus procesos con la herramienta

EL SIPOC es una de las herramientas de calidad que tiene como objetivo mapear los procesos, determinando de forma exhaustivaos principales procesos implicados en un proyecto y permitiendo así una visión clara del alcance del trabajo. Se suele utilizar en la fase “Definir” de la Hoja de Ruta DMAIC, el método base de la metodología Six Sigma.

Construir y utilizar SIPOC es bastante sencillo. Además, será muy útil para el mapeo de procesos. Sin embargo, muchas personas cometen errores al utilizarlo. Así, llegamos a través de este artículo a enseñarte qué es el SIPOC, cómo extraer la máxima inteligencia de esta herramienta, así como una guía paso a paso de cómo elaborarlo.

Aproveche la oportunidad de conocer mejor el SIPOC y otras herramientas de calidad a través de nuestro curso Lean Six Sigma White Belt.

¿Qué es el SIPOC?

El SIPOC no es más que un diagrama cuya función es reunir la información necesaria para demostrar de forma clara cuáles son las entradas y salidas de un proceso, su inicio y su final, la secuencia de actividades y los responsables de las mismas, además de los clientes.

El acrónimo “SIPOC” corresponde a la abreviatura en inglés de:

Proveedores – Productos – Proceso – Productos – Clientes

Consiste en un formulario que le ayuda a definir un proceso antes de empezar a mapearlo, medirlo o mejorarlo. Esta herramienta es una de las principales de los programas Green Belt y Black Belt.

En el curso de diagramas de flujo, SIPOC y mapeo de procesos, disponible en nuestra suscripción EAD, aprenderá en detalle qué es el SIPOC, sus aplicaciones y casos prácticos. Compruébelo en el siguiente vídeo.

Esta herramienta es especialmente útil cuando no está claro:

• Proveedores: ¿Quiénes son los que aportan al proceso?
• Entradas: ¿Qué especificaciones tienen las entradas?
• Clientes: ¿Quiénes son los verdaderos clientes del proceso?
• Resultados: ¿Cuáles son las necesidades del cliente?

El origen de SIPOC es un poco misterioso. Hay indicios de que está relacionado con el diagrama de sistemas de Deming o se basa en él. Además, el enfoque SIPOC es algo similar al patrón de entrada-proceso-salida utilizado en el análisis y diseño de sistemas. A pesar de todas estas conexiones, hay pocas pruebas claras que apunten al origen del SIPOC.

¿Cómo hacer el SIPOC? (paso a paso)

A diferencia de otras metodologías, el SIPOC se centra en el proceso o en las actividades que se desarrollan a partir de él. Por lo tanto, es desde el centro, es decir, desde el proceso mismo, que lo abordaremos:

• 1º Paso: Nombrar el proceso – en primer lugar, para definir el nombre de un proceso utilice el verbo en infinitivo más el complemento (Ej: Vigilar el plagio de la competencia o Elaborar un “Bolo de Fubá”);
• 2º Paso: Determinar las salidas del proceso – las salidas son los productos (resultados) que produce el proceso (Ej: un informe, una carta, un producto, etc.)
• 3º Paso: Definir los clientes del proceso – son las personas u otros procesos que reciben las salidas del proceso. Cada salida debe tener un cliente;
• 4º Paso: Determinar las entradas del proceso – son las órdenes necesarias para iniciar el proceso (Ej: Solicitud del cliente);
• 5º Paso: Definir los proveedores del proceso: son las personas u otros procesos que suministran los insumos. Por lo tanto, cada insumo debe tener un proveedor. En algunos procesos que van de principio a fin, el proveedor y el cliente pueden ser la misma persona o el mismo proceso;
• 6º Paso: Determinar las macroactividades del proceso mapeado: son las actividades que se realizan para transformar las entradas en salidas. En el SIPOC, debemos restringir estas macroactividades a 5 o 6, porque el objetivo aquí es tener una visión macro, no detallada. Así, serán la base del mapa de procesos que se creará tras la elaboración y alineación del SIPOC.

¿Quiere un ejemplo de SIPOC?

Preparamos un ejemplo de SIPOC aplicado a un proceso muy común, sobre todo para los que nacieron en los años 80 (lol) – Hacer una copia.

• 1º Paso: Para realizar este SIPOC, primero definimos el nombre del proceso “Take a Copy”;
• 2º Paso: A continuación definimos las salidas, es decir, las copias en este caso.
• 3º Paso: Posteriormente, en el tercer paso, identificaremos a los clientes que, en este caso es usted y el expediente;
• 4º Paso: En breve, definimos los insumos (copiadora, papel, tóner, original y electricidad);
• 5º Paso: A continuación, llegamos a un acuerdo con los proveedores (el fabricante de la fotocopiadora, usted, la compañía eléctrica y el proveedor de material de oficina);
• 6º Paso: Finalmente, cerramos el proceso en 5 macro actividades cerrando el SIPOC.Ejemplo de SIPOC

Cuando presentamos este ejemplo en el aula, muchos nos preguntan: ¿pero puedo ser proveedor y cliente? La respuesta es: sí. No hay ningún problema, aunque a primera vista, es un poco extraño. Lo importante es definir claramente quién es el cliente, porque sólo será posible acertar con el proceso si definimos claramente quién es el cliente.

Otras informaciones y herramientas importantes para su SIPOC

Hay varios elementos que pueden añadirse a un SIPOC para hacerlo aún más útil. Un empleado que realiza una certificación Green Belt con FM2S, domina esta herramienta y por ello compartiremos con usted alguna información extra.

La declaración de intenciones del proceso es una de ellas. Definir por qué existe el proceso, por ejemplo, para tomar una copia correcta según lo determinado por el cliente. Podríamos definir otro propósito como: contratar a las personas adecuadas en la organización, con las habilidades adecuadas y en el momento adecuado. Por lo tanto, el propósito debe definir el beneficio del proceso para la organización y no simplemente la copia del nombre del proceso.

Asignar un propietario del proceso o una persona responsable del mismo

Decida quién es el responsable del proceso de principio a fin. Así, el responsable debe participar en todas las actividades de mejora o en la definición de ese proceso.

Dejar claro el inicio y el final del proceso

Estos serán los puntos de inicio y final del diagrama de flujo del proceso. Tenga en cuenta que algunos procesos pueden tener varias salidas y entradas.

Definir los límites o el alcance del proceso

Por ejemplo, ¿el proceso se ocupa de todos los tipos de clientes? ¿O sólo algunos? ¿El proceso maneja todos los tipos de transacciones o sólo uno en particular? Los límites definirán si se necesita más de un mapa de procesos o si se puede poner todo en un solo mapa.

¿Cómo aplica el SIPOC a sus proyectos Lean Six Sigma?

En Lean Six Sigma, el SIPOC es una herramienta que se aborda en la fase de Definición de la hoja de ruta DMAIC. En esta fase, además del SIPOC abordamos el árbol del CTC y el contrato de mejora. De este modo, con estas tres herramientas, el profesional Green Belt puede definir exactamente cuál es el reto del proyecto Lean Six Sigma y, así, garantizar un comienzo perfecto.

Para generar un SIPOC que sea eficaz, se requiere una sesión de brainstorming efectiva. Durante una sesión de brainstorming, los miembros del equipo suelen rellenar los gráficos SIPOC empezando por la columna del medio, es decir, “proceso”.

La columna del proceso se mantiene sencilla; lo ideal es que no tenga más de cinco pasos y que cada paso conste de una acción y un problema. A continuación, después de que el equipo se ponga de acuerdo sobre cómo se documenta el proceso, pasan a enumerar los resultados del proceso y los clientes. Así que trabajan hacia atrás desde el centro del diagrama para identificar la entrada y los proveedores.

¿Qué más se puede añadir a este diagrama?

Los profesionales bien certificados en el mercado (Green, Black o Master Black Belt) deben dominar completamente esta herramienta. Así, añaden otras informaciones que complementan el diagrama, veamos algunas de ellas:

Definición del inicio y del final del proceso

En primer lugar, la definición de un principio y un final para una actividad es esencial, porque hay un control que indica si la tarea se retrasa o avanza con respecto a las fases de inicio y final. Esto es importante para gestionar los plazos y, en consecuencia, lograr la satisfacción del cliente.

Definir los límites del proceso

Los límites indican quiénes participan en el proceso y también se refieren a los caminos que toma un producto/servicio para realizarse.

Definir el alcance y las limitaciones del proceso

El alcance del proceso incluye toda la información y los resultados que se esperan a medida que el proyecto avanza hacia su finalización. También describe las limitaciones, especificando lo que no está incluido en el alcance del proyecto y puede incluir información sobre el presupuesto del proyecto o los recursos disponibles.

Definir el alcance y las limitaciones del proceso

El alcance del proceso incluye toda la información y las entregas que se esperan a medida que el proyecto avanza hacia su finalización. También describe las limitaciones especificando lo que no está incluido en el alcance del proyecto y puede incluir información sobre el presupuesto del proyecto o los recursos disponibles.

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Fábio Malvezzi