¿Qué es un SOP: Procedimiento Operacional Estándar?

Un SOP, o Procedimiento Operativo Estándar, es un documento que formaliza tareas repetitivas dentro de una organización.

Consiste en una hoja (o hoja de cálculo) que describe un procedimiento específico, es decir, cualquier documento que sea un “paso a paso” de una tarea repetitiva se encuentra dentro de la categoría de procedimientos operativos estándar.

En un entorno de fabricación, el ejemplo más obvio de un SOP es el procedimiento detallado de la línea de producción utilizado para hacer productos y entrenar al personal.

El objetivo de un SOP es realizar las operaciones correctamente y siempre de la misma manera. Por lo tanto, el SOP debe estar siempre disponible en el lugar donde se realizará el trabajo correspondiente y ser visible, si es posible.

Un SOP define las prácticas esperadas en todos los negocios en los que deben existir estándares de calidad. Por lo tanto, desempeñan un papel importante incluso en su pequeña empresa, ya que son políticas, procedimientos y estándares que necesita en sus operaciones, sean cuales sean: desde fabricación hasta marketing, desde logística hasta administración.

¿Cuáles son los beneficuentos de un SOP?

¿Ha tenido la sensación de que cada persona en su empresa hace lo mismo pero de manera diferente? Eso es precisamente lo que el SOP busca evitar. Al evitar esta situación, tenemos varios beneficuentos.

Ele te ayudará a:

Minimizar el tiempo de inactividad de aprendizado

En el ambiente laboral de hoy, los planes de desarrollo de los empleados incluyen transiciones a nuevos roles. Así, a medida que los empleados asumen nuevas responsabilidades, en caso de turnover o traslado interno de empleados, pueden obtener un curso intensivo para el desempeño de sus nuevas tareas.

Esto puede involucrar instrucciones informales o simplemente llevar al empleado a memorizar las responsabilidades y los pasos de acción necesarios para la finalización exitosa de dicha función.

Pero si el papel es rellenado externamente, el beneficanso de una nueva perspectiva externa es ofuscado por una curva de aprendizaje adicional, ya que una transición orquestada puede no ocurrir. En ese sentido, los SOPs brindan a los empleados una estructura para llenar los requisitos de su función, minimizando la dependencia de la disponibilidad de algún compañero de trabajo para responder a sus dudas. Los SOPs, por lo tanto, definen la base para ejecutar los requisitos funcionales principales.

Asegurar que los empleados comprendan su papel

Los SOPs, además, también aseguran que los empleados comprendan su papel. Esto es porque su capacidad de articular con claridad los roles y responsabilidades garantiza que un individuo los comprenda bien. De hecho, esta es una abordaje estándar para la educación, desde la educación primaria hasta la universidad, y el proceso de educación continúa a lo largo de toda la carrera profesional. Actualmente, cuando los SOPs no existen, el empleado asume el papel de un estudiante que puede escribir un ensayo nota 10.

Por otro lado, cuando los SOPs existen, el empleado asume el papel de profesor, asegurando que todos los puntos clave se incluyan en el ensayo.

Garantizar consistencia en el desempeño de tareas

Los empleados pueden incluso creer que están desempeñando funciones de forma consistente, pero los SOPs pueden indicar lo contrario. Los SOPs brindan un nivel adicional de garantía de consistencia. Porque cuando se determina que la consistencia no existe, existe el beneficanso de determinar qué se considera una práctica recomendada a seguir.

Así, el valor de la consistencia incluye resultados de mayor calidad en las operaciones y reportes financieros, atribuyéndoles mayor credibilidad.

¿Cuáles son las categorías de SOPs?

Se pueden distinguir varias categorías y tipos de SOPs. De hecho, el nombre “SOP” no siempre es apropiado, por ejemplo en situaciones en las que la descripción de situaciones u otros temas puede, en realidad, designar protocolos, instrucciones o simplemente formularios de registro más adecuados.

Además, las hojas de cálculo pertenecientes a un procedimiento analítico deben ser estandarizadas (para evitar anotar lecturas y cálculos en trozos de papel).

Una serie de tipos de SOP importantes son:

SOPs fundamentales. Dan instrucciones sobre cómo hacer los SOPs de las otras categorías;

SOPs metódicos. Describen un sistema completo de prueba o método de investigación;

• SOPs para precauciones de seguridad;
• Procedimientos estándar para operar instrumentos, aparatos y otros equipos;
• SOPs para métodos analíticos;
• para la preparación de reactivos;
• SOPs para recepción y registro de muestras;
• para garantía de calidad;
• por último, para archivamiento y para lidiar con reclamaciones.

Cómo organizar el Procedimiento Operativo Estándar (SOP)?

Los procedimientos son requeridos por estándares de cumplimiento, como ISO en calidad, Sarbanes-Oxley para contabilidad de empresas públicas o u Comisión Conjunta en salud.

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Se usan estos procedimientos para formar a los nuevos empleados y en un proceso para obtener resultados más consistentes. Por lo tanto, los procedimientos se utilizan para documentar el conocimiento de la empresa y asegurar que la información importante se mantenga. Además, los procedimientos de mejora de procesos también se usan para documentar el estado futuro de un proceso después de haber sido mejorado, de manera que se pueda comunicar los nuevos pasos en cuestión.

Con el tiempo, sin embargo, los procedimientos mejoran y evolucionan hacia “mejores prácticas”. A veces, son llamadas buenas prácticas de fabricación o BPF. Un BPF, a su vez, es un SOP que ha evolucionado a una práctica recomendada.

La industria de dispositivos médicos y la industria farmacéutica de fabricación, por ejemplo, se refieren a un procedimiento como un BPF en su sistema de calidad.

¿Cuáles son las Políticas y Procedimientos para elaborar un SOP?

Los procedimientos generalmente están asociados o respaldados por otros documentos, como políticas.

¿Cuál es la diferencia entre una política y un procedimiento?

La política es la declaración de objetivos y el Procedimiento Operacional Estándar es la descripción de cómo alcanzarlos. Entonces, básicamente, cada procedimiento debe estar asociado a una política.

Entre otros documentos de soporte al procedimiento, pueden incluirse:

• Mapas de procesos
• Manuales de negocios
• Descripción del trabajo
• Informes, formularios y listas de verificación
• Objetivos de negocios
• FMEA, planes de control, planes de calidad.

¿Cómo empezar un SOP?

Como se indicó anteriormente, la iniciativa y el procedimiento adicional para la preparación, implementación y gestión de los documentos es un procedimiento en sí mismo que debe ser descrito.

Este SOP maestro debe mencionar, por lo menos:

• Quién puede o debe hacer qué tipo de SOP
• A quiénes deben presentarse las propuestas para un SOP y quién revisa el borrador
• El procedimiento para la aprobación
• Quién decide la fecha de implementación y quién debe ser informado
• Cómo se pueden hacer las revisiones o cómo se puede descontinuar un SOP.

Así, se debe establecer y registrar quién es responsable de la distribución, archivo y administración (por ejemplo, del original y otras copias) de los documentos. Luego, se debe indicar con qué frecuencia un SOP válido debe ser evaluado (generalmente 2 veces al año) y por quién.

Además, cabe destacar que solo se pueden usar copias emitidas oficialmente, para garantizar que la instrucción se aplique adecuadamente.

En el caso de SOPs metódicos o dispositivos, el autor solicita que uno o más colegas cualificados prueben el SOP. Por otro lado, en el caso de procedimientos de ejecución para investigaciones o protocolos, el propio líder del proyecto podría hacer la prueba.

En esta fase, la redacción del SOP está ajustada. Así, cuando la prueba es aprobada, el SOP se presenta al administrador del SOP para su aceptación. Las revisiones de los SOPs, por su parte, siguen el mismo procedimiento.

Cómo preparar un SOP?

La composición de los documentos debe cumplir con un mínimo de requisitos:

• Cada página debe tener un título y/o una frase mencionando:
• Fecha de aprobación y/o número de versión;
• Un título único (abreviado si se desea);
• El número del SOP (de preferencia con categoría);
• Número de página y número total de páginas del SOP;
• Título (o solo el logotipo) de los originales, que debe ser preferiblemente impreso en otro color que no sea negro.

Las categorías pueden ser indicadas con una letra o combinación de letras, por ejemplo:

• F para SOP fundamental;
• A o APP para dispositivo SOP;
• M o METH para método analítico SOP;
• P o PROJ para procedimiento para realizar una investigación especial (proyecto);
• PROT para un protocolo describiendo una secuencia de acciones o operaciones;
• ORG para un documento organizacional;
• PERS para describir asuntos de personal;
• RF para formulario de registro (por ejemplo, productos químicos, muestras);
• WS para hoja de cálculo (relacionada a procedimientos analíticos).

La primera página, la página de título, debe mencionar:

• Las informaciones generales mencionadas arriba, incluyendo el título completo;
• Un resumen de los contenidos con propósito y campo de aplicación (si no son evidentes en el título);
• Cualquier SOP relacionado (a las operaciones utilizadas en el presente SOP);
• Posibles instrucciones de seguridad;
• Nombre y firma del autor, incluyendo fecha de firma (es posible registrar los autores centralmente en un registro);
• Nombre y firma de la persona que autoriza la introducción del SOP (incluyendo la fecha);
• El equipo necesario y otros medios deben ser detallados;
• Una descripción clara e inequívoca se da en un idioma dominado por el usuario;
• Se recomienda incluir criterios para el control del sistema descrito durante la operación;
• Se recomienda incluir una lista de contenido, especialmente si el SOP es largo;
• Se recomienda incluir una lista de referencias.

Cómo distribuir, administrar e implementar los SOPs?

A partir de esta descripción, parece que la preparación y administración de un SOP u otra documentación de garantía de calidad es un trabajo oneroso. Sin embargo, una vez que el borrador está elaborado y un esquema de distribución simple de personas y departamentos involucrados está estructurado, la tarea puede ser considerablemente facilitada.

Por lo tanto, para controlar los SOPs, se recomienda el uso de la matriz para organización de la información, la cual es una matriz de relación que puede ser usada para cualquier departamento o instituto.

En esta matriz se pueden indicar todas las personas o departamentos involucrados en el asunto, así como el tipo de involucramiento.

Esto se puede indicar en el esquema con un código de involucramiento, siendo que algunos de los involucramientos más comunes son (el número puede ser usado como código):

• Tomar iniciativa para redacción;
• Redactar el documento;
• Verificar;
• Autorizar;
• Implementar / usar;
• Copiar para informaciones;
• Verificar la implementación;
• Archivar.

Sin embargo, a pesar de existir una multiplicidad de abordajes válidos para la distribución de SOP, debe haber siempre un mecanismo para informar a los potenciales usuarios de que un nuevo SOP fue escrito

Configuración de un sistema de archivo

Es conveniente configurar un buen sistema de archivo para todos los documentos desde el principio. De esta manera se evitarían muchos inconvenientes, confusiones y apuros, no solo en el uso interno, sino también en lo que se refiere a la administración de la empresa, autoridades, clientes y, si es el caso, inspectores de organismos de acreditación.

Los datos que deben ser almacenados por documento son:

• Número SOP;
• Número de versión;
• Fecha de emisión;
• Fecha de validez;
• Título;
• Autor;
• Estado (título sometido, siendo redactado, borrador listo, emitido);
• Departamento de usuarios;
• Nombres de los titulares;
• Número de copias por titular, si hay más de uno;
• Número de registro de SOPs al que se hace referencia;
• Datos históricos (fechas de problemas anteriores).

El administrador de SOP debe mantener al menos dos copias de cada SOP: una para el historial y una para el archivo de respaldo. Lo mismo sucede con las versiones revisadas: las versiones reemplazadas deben ser recogidas y destruidas (excepto la copia para el archivo histórico) para evitar confusiones y uso no autorizado.

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Augusto Fontoura

Augusto Fontoura, estudiante de publicidad y propaganda, trabaja en el equipo de marketing de FM2S.