Trello: ¿Qué es y cómo aplicarlo a la gestión de proyectos?

Trello es una herramienta en línea y gratuita muy conocida utilizada en la gestión de proyectos, similar a Kanban con listas de verificación extremadamente versátiles y completamente personalizable a las necesidades del usuario.

La aplicación de Trello tiene versiones disponibles para escritorio y también para Android e iPhone (iOS). La plataforma es muy versátil, utilizada tanto para el seguimiento de tareas personales como planes de estudio y viajes, como para la organización de proyectos que involucran grandes equipos empresariales, permitiendo el intercambio de actividades entre los miembros de ese equipo. Descubra en este artículo cómo esta herramienta puede ayudarlo a obtener actualizaciones, redefinir prioridades de tareas y comunicarse con su equipo en tiempo real.

¿Trabajas en gestión de proyectos? ¿Te esfuerzas por mantener tus tareas, los miembros del equipo y tus objetivos organizados? Bueno, mantenerse al tanto de estas cosas puede ser bastante frustrante, pero con la herramienta adecuada, todo el proceso puede ser más simple, eficiente y fácil. Afortunadamente, existe Trello, una herramienta extremadamente simple y útil.

¿Qué es Trello?

En resumen, Trello es una herramienta colaborativa muy conocida por proporcionar un sistema simple que organiza y monitorea proyectos en tableros (boards). En ellos, se integran listas de verificación altamente personalizables y versátiles que pueden seguirse individualmente o en equipo. Cada lista almacena tarjetas (cards) con detalles, plazos y objetivos.

Cada tablero puede compartirse con cualquier persona registrada en Trello y, de esta manera, se pueden vincular varios usuarios a cada una de las tarjetas. La etiqueta de un usuario en una tarjeta determina que ese usuario será el responsable de esa tarea y, al mismo tiempo, hace que todas las personas del tablero sepan las tareas por las que cada uno es responsable.

Su sistema de etiquetas y colores, además de ayudar a categorizar las tareas, facilita la filtración de las tarjetas en la realización de búsquedas en la plataforma. Los elementos de mayor urgencia se clasifican utilizando el color rojo. Las tareas en progreso, por ejemplo, se marcan en amarillo y así sucesivamente.

El hecho de ser una herramienta gratuita, simple e intuitiva lo convierte en un destacado entre otras herramientas de gestión. Después de todo, para una gestión de proyectos efectiva, necesitas visibilidad total sobre todas las tareas relevantes, además de flexibilidad para organizarlas a medida que cambian tus prioridades.

¿Cuáles son las ventajas de usar Trello?

Trello es una herramienta de gestión de proyectos que permite a los usuarios organizar tareas y colaborar en equipo de manera visual e intuitiva. Ofrece ventajas como:

• Flexibilidad para organizar tareas según las necesidades del proyecto;
• Interfaz visual simple e intuitiva, facilitando la comprensión y seguimiento del progreso del proyecto;
• Posibilidad de colaboración en equipo, permitiendo que varios usuarios trabajen juntos en un proyecto;
• Integración con otras herramientas, como Google Drive, Slack, entre otras; Acceso a través de la web y la aplicación móvil, lo que permite la gestión del proyecto en cualquier lugar y en cualquier momento.

Trello login

En primer lugar, si está accediendo a la plataforma a través de un smartphone, debe realizar la descarga de Trello y luego el inicio de sesión en Trello. Si no tiene una cuenta, deberá registrarse eligiendo una dirección de correo electrónico y una contraseña. El sitio también ofrece la opción de iniciar sesión desde una cuenta de Google, lo que permite un acceso más rápido a la herramienta.

¿Cuál es la diferencia entre Kanban y Trello?

Kanban es un método de gestión de proyectos que se centra en visualizar el flujo de trabajo, limitar el trabajo en progreso y facilitar el flujo de trabajo. Trello, por otro lado, es una herramienta de gestión de proyectos basada en la nube que utiliza el método Kanban para ayudar a los equipos a organizar y colaborar en proyectos. Mientras que Kanban es un método, Trello es una herramienta específica que implementa ese método.

¿Cómo usar Trello?

El uso de Trello comienza con la creación de un tablero donde se concentrarán las informaciones del proyecto en cuestión.

A continuación, debe agregar las listas, que se organizarán en columnas una al lado de la otra. Estas listas indicarán el progreso de cada etapa del proyecto. Si pensamos en el proyecto de construcción de una casa, por ejemplo, el Board “Construcción de la Casa” puede tener listas como “Por hacer”, “En progreso” y “Hecho” o incluso, “Ideas”, “Decoración” y “Acabado”.

Dentro de las listas, es necesario crear tarjetas correspondientes a las tareas del proyecto. No hay límite de tarjetas en un proyecto. Para editarlos, se recomienda describir en cada tarjeta detalles sobre el objetivo de cada tarea, las previsiones de la fecha de entrega y, a través de los colores, categorizar su tarjeta.

Si se trata de una herramienta que permite el intercambio de actividades, se puede incluir a otros miembros de un equipo para realizar determinada tarea. De esta manera, haga clic en el botón “miembros” y seleccione aquellos que desea integrar a esta tarea. Al final de la selección, aparecen las fotos de los usuarios seleccionados en la tarjeta.

También existe la posibilidad de conversar con las personas involucradas en determinadas actividades. Así, escriba un comentario y escriba “@” (sin comillas) con el nombre del usuario con el que desea conversar.

Trello permite la creación de listas de verificación, lo que permite escribir detalles sobre una tarea específica y, por lo tanto, a medida que se realizan, se puede seguir el progreso general de la actividad. Otro recurso interesante de esta plataforma es la posibilidad de agregar adjuntos a la tarjeta, como fotos, documentos, enlaces y archivos en PDF.

Después de completar las tareas de una tarjeta, debe colocarla en otra lista, indicando que se ha logrado el objetivo.

¿Quién debe usar Trello?

Trello puede ser utilizado por cualquier persona o equipo que necesite gestionar proyectos, tareas e información de forma organizada y colaborativa. De esta manera, está indicado para diferentes perfiles de usuarios, como:

• Profesionales de proyectos: gerentes de proyecto, coordinadores y otros profesionales que necesitan organizar y monitorear el progreso de proyectos.
• Equipos de desarrollo: desarrolladores de software, diseñadores, probadores y otros profesionales involucrados en el proceso de desarrollo de software.
• Profesionales de marketing: gerentes de marketing, analistas, social media y otros profesionales involucrados en la creación y ejecución de campañas de marketing.
• Equipos de ventas: gerentes de ventas, representantes y otros profesionales involucrados en el proceso de ventas y atención al cliente.
• Estudiantes: estudiantes que necesitan gestionar proyectos y tareas relacionadas con sus estudios.
• Personas en general: cualquier persona que quiera organizar tareas personales, como planificar un viaje, organizar una mudanza, entre otras actividades cotidianas.

En resumen, Trello es una herramienta flexible y adaptable a diferentes necesidades y perfiles de usuarios, que puede utilizarse para gestionar proyectos, tareas e información de forma organizada y colaborativa.

¿Cuál es la función de Trello?

Trello es una herramienta basada en la metodología Kanban. Es decir, se basa en un método ágil y visual (a través de tarjetas) utilizado para controlar el flujo de trabajo, equilibrar procesos, limitar la cantidad de trabajo y aumentar la productividad.

Por lo tanto, la función principal de Trello es facilitar el flujo, la organización y la visualización de tareas. Debido a que se adapta a las necesidades y objetivos de cada usuario, Trello permite su uso tanto para una sola persona como para coordinar mejor el trabajo en equipo. Con un tablero de Trello, puede crear y recrear el orden en su trabajo, organizándolo en listas de tarjetas y, cuando sea necesario, adaptándolo rápidamente a cualquier nueva circunstancia.

Además, Trello es una excelente herramienta para reemplazar el uso del correo electrónico y el chat de su equipo por comunicación basada en tareas. De esta manera, puede identificar todo lo que necesita para realizar un trabajo a partir de una tarjeta de tarea, aún más con todas las discusiones sobre el tema que se realizan allí mismo.

Como Trello también es adecuado para métodos ágiles, se convierte en un excelente lugar para mantener su tablero Scrum. Además, puede aplicar la metodología Kanban y ejecutar el flujo de trabajo Kanban con Trello. De esta manera, su tablero mostrará todo lo que debe hacerse, el estado de todas las tareas, así como dónde se encuentran los posibles cuellos de botella.

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¿Qué se puede hacer en Trello?

Trello es una herramienta de gestión de proyectos basada en tableros (boards), listas (lists) y tarjetas (cards), que se puede utilizar para gestionar tareas personales, proyectos en equipo, organizar ideas y mucho más. Algunas de las principales características de Trello incluyen:

• Creación de tableros: es posible crear tableros para organizar sus tareas y proyectos en diferentes categorías, como “Por hacer”, “En progreso” y “Completado”.
• Creación de listas: dentro de cada tablero, es posible crear listas para organizar las tareas según su estado.
• Creación de tarjetas: cada tarea puede ser representada por una tarjeta, donde es posible agregar información como descripción, fecha de entrega, etiquetas, listas de verificación, adjuntos, entre otros.
• Asignación de miembros: es posible asignar miembros del equipo a cada tarjeta, para indicar quién es responsable de la ejecución de la tarea.
• Comentarios: es posible agregar comentarios en cada tarjeta, para mantener al equipo informado sobre el estado de la tarea y las posibles actualizaciones.
• Integraciones: Trello ofrece varias integraciones con otras herramientas, como Google Drive, Slack, Dropbox, entre otras.

En resumen, Trello es una herramienta versátil que permite crear y gestionar tareas y proyectos de manera simple y colaborativa, permitiendo una mejor organización y comunicación entre el equipo.

La interfaz de Trello

Al iniciar sesión en su cuenta de Trello, tendrá esta apariencia. Su diseño es muy intuitivo y la disposición de la información en las demás páginas sigue la misma premisa. Si es su primer acceso, tendrá la opción de “boards” modelo, totalmente personalizables a sus necesidades.

Puede elegir un modelo predefinido, vinculado a una temática o sector específico. O, si lo prefiere, puede crear un diseño desde cero. Para ilustrar, elegimos el modelo vinculado a ingeniería, donde sus “cards” disponen de información general sobre el desarrollo y control de un proceso.

Los elementos básicos de Trello

Para entender cómo funciona Trello, es necesario conocer sus elementos básicos, como los boards (tableros), cards (tarjetas) y otros. Aún así, hemos separado las definiciones de cada uno aquí para usted, ¡compruébelo!

Boards

Son los tableros que agrupan varias listas e información. Si forma parte de un equipo, es posible que al iniciar sesión se encuentre con varios tableros distintos que correspondan a cada proyecto o proceso en el que está involucrado.

Puede crear tableros que se caracterizan por su diseño en columnas con varias listas, ya que esto facilita la visualización y la lectura dinámica por parte de los usuarios. Personalice cada tablero para que se adapte a los objetivos de su actividad u organización. Las listas presentes en los “boards” contienen las tarjetas que reciben los comentarios y datos de cada tema.

Cards

La unidad más pequeña de trabajo son las tarjetas de Trello. Permiten que incluya descripciones, adjuntos, subtareas o listas de verificación, fechas y horarios, responsables y etiquetas, y así sucesivamente. Una tarjeta normalmente representa una sola tarea en su flujo de trabajo y con un simple clic y arrastre, las tarjetas se mueven de una lista a otra.

Pero si su equipo es grande y hay transferencias entre los miembros del equipo, no deje de consultar la función de lista de verificación de Trello. Esto le permite indicar en qué etapa de finalización se encuentra el proyecto, facilitando a su colega la visualización de lo que debe hacer a continuación.

Lo mejor de las tarjetas es que permiten que las personas hablen sobre la tarea en cuestión, ya que puede mencionar a los miembros del equipo en un comentario escribiendo “@” seguido de su nombre de usuario. Así, toda la comunicación pertinente queda adjunta a la tarea y cualquiera puede alinearse con el trabajo a partir de ahí.

Otras funcionalidades

Trabajo en equipo

Cuando abres una cuenta de Trello, puedes crear la primera unidad de trabajo: un equipo. Puedes tener muchos espacios de equipo. Cada cuenta se utiliza de diversas formas, por ejemplo, por toda una empresa, un equipo separado, un grupo no relacionado con el trabajo, como tu familia o amigos, o incluso solo tú. De hecho, una unidad de equipo puede representar un único proyecto complejo que tiene varias subunidades.

Utiliza el sistema de etiquetas de colores para identificar el estado de cada actividad. Por ejemplo, verde para proyectos finalizados, naranja para los que están en proceso, amarillo para los que necesitan revisión y rojo para los que están aplazados o abandonados.

Categorización de tus actividades

Las listas son las que clasifican tus actividades, intenta establecer un modelo para categorizarlas. Por ejemplo, si mantienes el enfoque clásico de Kanban en Trello, tus listas controlarán tanto las tareas en curso como las que ya has completado.

Cada lista puede representar cualquier forma de agrupar tareas siempre y cuando tenga sentido para tu trabajo. Así que divídelas por área de tema, nivel de prioridad, persona responsable, entre otros.

Notificaciones

Las notificaciones de la plataforma informan sobre las noticias de los foros y tareas de las que eres miembro, para que nunca te pierdas un desarrollo o una pregunta importante. Además, tus ajustes de notificación en tu cuenta son personalizables, se accede haciendo clic en tu nombre e imagen. Así, esto facilita la gestión de la rutina y la planificación diaria.

Integraciones de Trello

Por último, puedes usar los power-ups de Trello para conectar aplicaciones como Slack, Github e Intercom directamente a tus tarjetas. La lista de power-ups es larga, lo que garantiza que Trello se integre fácilmente en tu flujo de trabajo.

Trello Gold

Aunque es gratuito, todavía existe un paquete de suscripción de Trello con características premium. La principal diferencia de Trello Gold es la posibilidad de cargar archivos más grandes (hasta 250 MB), mientras que en la versión gratuita permite un tamaño máximo de archivo de 10 MB. Además, tendrás acceso a Power-Ups (plugins de optimización y funciones adicionales) por tablero, en lugar de solo uno. También tendrás más opciones de fondos y pegatinas, además de poder utilizar pegatinas de creación propia.

Los planes para Trello Gold comienzan desde la modalidad mensual por U$ 5,00 por mes, o anual, por U$ 45,00 por año. Compartiendo Trello con amigos, puedes obtener hasta 12 meses del plan Gold de forma gratuita. Sin embargo, el plan se activa solo si los usuarios se registran en la plataforma a través de tu invitación.

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Augusto Fontoura

Augusto Fontoura, estudiante de publicidad y propaganda, trabaja en el equipo de marketing de FM2S.